Cách viết gmail bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Nếu bạn là nhân viên kinh doanh hoặc đang tìm kiếm việc làm trong lĩnh vực này, có khả năng cao rằng bạn sẽ phải viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp. Việc viết email hiệu quả và chính xác sẽ giúp bạn giữ được ấn tượng tốt với đối tác hoặc nhà tuyển dụng tiềm năng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách viết gmail bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp.

Tổng quan về viết gmail bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp là một kỹ năng quan trọng trong công việc kinh doanh. Nó cho phép bạn giao tiếp và thiết lập mối quan hệ với đối tác, khách hàng và nhà tuyển dụng quốc tế. Để viết được email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, bạn cần hiểu được cấu trúc cơ bản của email, từ vựng và cách sử dụng ngữ pháp đúng.

Cấu trúc của email thương mại chuyên nghiệp

Để viết được email thương mại chuyên nghiệp, bạn cần tuân theo một số quy tắc cơ bản về cấu trúc. Dưới đây là một số phần quan trọng mà bạn nên bao gồm trong email của mình:

Phần tiêu đề (Subject)

Phần tiêu đề của email là điểm bắt đầu và quan trọng nhất để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy sử dụng từ khóa, câu ngắn gọn và trực tiếp để mô tả nội dung của email. Ví dụ: “Hợp tác kinh doanh giữa ABC và XYZ”.

Phần mở đầu (Opening)

Phần mở đầu của email là nơi bạn nói lời chào và giới thiệu bản thân. Nếu bạn đã từng gặp người nhận trước đó, hãy nhắc lại cuộc gặp đó để tạo sự tương tác và gợi nhớ. Đối với các email mới, hãy giới thiệu bản thân và cho biết lý do gửi email. Ví dụ: “Xin chào anh/chị, tôi là John – đại diện của công ty ABC. Tôi đang liên hệ để trao đổi về hợp tác kinh doanh giữa hai công ty chúng ta”.

Phần thân email (Body)

Phần thân của email là nơi bạn trình bày các thông tin cụ thể về vấn đề bạn muốn nói đến. Hãy sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, rõ ràng và tránh sử dụng ngôn ngữ lặp lại hoặc không cần thiết. Bạn cũng nên sử dụng các từ kết nối để giúp cho email gọn gàng và dễ hiểu hơn.

Phần kết thúc (Closing)

Phần kết thúc của email là nơi bạn cảm ơn và mời người nhận phản hồi lại. Hãy sử dụng các câu lịch sự như “Xin cảm ơn đã dành thời gian đọc email của tôi” và “Mong nhận được phản hồi từ anh/chị sớm nhất có thể”. Nếu bạn muốn, bạn có thể cung cấp thông tin liên hệ của mình để người nhận có thể liên lạc với bạn dễ dàng hơn.

Từ vựng và ngữ pháp cơ bản

Để viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, bạn cần hiểu được các từ vựng và cách sử dụng ngữ pháp đúng. Dưới đây là một số từ vựng và ngữ pháp cơ bản mà bạn nên biết:

Từ vựng

• Greetings: Lời chào hỏi, ví dụ: Dear Sir/Madam (Kính gửi anh/chị), To Whom It May Concern (Gửi đến người quan tâm).
• Thank you: Cảm ơn, ví dụ: Thank you for your attention (Xin cảm ơn anh/chị đã dành thời gian).
• Apologize: Xin lỗi, ví dụ: I apologize for any inconvenience (Tôi xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào).
• Request: Yêu cầu, ví dụ: I would like to request information about (Tôi muốn yêu cầu thông tin về…)
• Confirm: Xác nhận, ví dụ: I am writing to confirm (Tôi viết email này để xác nhận…)

Ngữ pháp

• Tense: Thì của động từ, được sử dụng để diễn tả thời gian. Ví dụ: Present Simple (thường xuyên), Past Simple (quá khứ), Future Simple (tương lai đơn giản).
• Subject-verb agreement: Sự phù hợp giữa chủ ngữ và động từ, ví dụ: The team is working (Đội đang làm việc).
• Articles: Mạo từ, bao gồm “a/an” và “the”. Ví dụ: A new project (Một dự án mới), The company’s progress (Tiến độ của công ty).

>>> Khóa học tiếng Anh thương mại tại Globish giúp bạn thành thạo 8 kỹ năng thương mại sử dụng trực tiếp trong công việc

Ví dụ về cách viết gmail bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Dưới đây là một ví dụ về cách viết gmail bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp:

Subject: Request for information about ABC Company Dear Sir/Madam,

I am writing to request information about ABC Company. I have read about your company on the internet and I am interested in learning more about your products and services.

Could you please provide me with a brochure or catalog that contains information about your products? I would also like to know if you offer any discounts or promotions for first-time customers.

Thank you for your attention to this matter. I look forward to hearing back from you soon.

Sincerely, John Smith

So sánh với viết email thông thường

Việc viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp khác với viết email thông thường ở chỗ nó cần phải được chuẩn bị kỹ lưỡng hơn. Cách viết email thương mại chuyên nghiệp đòi hỏi sự chính xác, tinh tế và giúp bạn gây được ấn tượng tích cực với đối tác hoặc nhà tuyển dụng của bạn.

Trong khi đó, viết email thông thường thường không yêu cầu sự chính xác cao và có thể sử dụng ngôn từ phổ thông hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp trong email thường là lợi ích cho những một số việc như yêu cầu tuyển dụng hoặc gửi email cho khách hàng.

Lời khuyên để viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp

Để viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp, bạn có thể áp dụng một số lời khuyên sau:

1. Sử dụng ngôn từ chính xác và lịch sự

Sử dụng các từ ngữ thích hợp và tránh sử dụng những từ ngữ không chính thống. Cố gắng giữ cho email được lịch sự và chuyên nghiệp.

2. Dành thời gian để chuẩn bị

Chuẩn bị sẽ giúp bạn viết email với cấu trúc rõ ràng và sự logic. Bạn cần biết mục đích của email, đối tượng sẽ đọc email và thông tin cần thiết để đưa ra trong email.

3. Sử dụng các câu mở đầu phù hợp

Email bắt đầu bằng lời chào hỏi thường là điều kiện tiên quyết. Nếu bạn gửi email cho người bạn chưa từng gặp trước đó, hãy sử dụng “Dear + tên” hoặc “To Whom It May Concern”. Nếu bạn gửi email cho trong công ty thì hãy sử dụng “Dear + chức vụ”.

4. Cung cấp thông tin chi tiết và liên hệ

Cung cấp thông tin đầy đủ và rõ ràng. Nếu bạn muốn nhận được phản hồi từ người đọc, hãy cung cấp thông tin liên hệ của mình (email, số điện thoại, địa chỉ…).

5. Kết thúc email một cách lịch sự

Kết thúc email bằng cách tóm tắt lại nội dung chính của email và có lời kết lịch sự như “Xin cảm ơn”, “Trân trọng”, “Best regards”… và sau đó ký tên.

Kết luận

Viết email bằng tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị và cẩn thận. Sử dụng các từ ngữ và cấu trúc câu phù hợp để đảm bảo email được yêu cầu trở nên chuyên nghiệp và đem lại hiệu quả cao. Chú ý đến các lời khuyên trên để viết email thương mại chuyên nghiệp một cách hiệu quả.

Nếu bạn muốn học tiếng Anh thì hãy đọc bài này trước để tránh trung tâm tiếng Anh lừa đảo