Viết Email theo chủ đề bằng tiếng Anh thương mại trình độ B1

Bạn đang muốn soạn thảo Email bằng tiếng Anh thương mại nhưng không biết nên viết theo format như thế nào là chuyên nghiệp? Trong bài viết này, Globish sẽ chia sẻ đến bạn những mẹo quan trọng khi viết Email tiếng Anh thương mại ở trình độ B1. Tham khảo ngay!

<< Tải sách tiếng Anh online miễn phí – Oxford Bookworms, Harry Potter, Doraemon

<< 10+ Mẫu câu tiếng Anh giao tiếp cơ bản khi đi du lịch Canada

1. Tiêu chí cơ bản của một bài Email chuẩn

Những tiêu chí cơ bản cần phải có của một bức thư hoặc Email bằng tiếng Anh thương mại B1 bao gồm:

• Nội dung cụ thể, không lan man: Tránh viết quá dài. Email nên ngắn gọn và trực tiếp. Bạn cần truyền đạt đúng các nội dung muốn chia sẻ. Hãy đặt ra tiêu đề và ý chính cần truyền tải trước khi bắt tay vào viết.

• Cấu trúc đủ 4 phần: Chào hỏi, thân bài, kết bài và lời chào. Cách hành văn phải liên kết, mạch lạc và chia đoạn hợp lý.

• Từ vựng & ngữ pháp: Văn phong phải mang tính chuyên nghiệp, tuyệt đối KHÔNG đưa văn nói vào Email. Nếu bạn đưa các câu ghép và từ vựng nâng cao sẽ được đánh giá cao hơn (trường hợp này chỉ đúng khi bạn làm bài thi hoặc những Email cần thể hiện khả năng sử dụng tiếng Anh của bạn).

2. Các loại Email viết bằng tiếng Anh thương mại thường gặp

Ở trình độ tiếng Anh B1, người học thường được yêu cầu viết các loại bài thư hoặc email phổ biến mà họ có thể gặp trong giao tiếp hàng ngày. Dưới đây là một số dạng bài thư/email mà người học B1 có thể gặp:

Thư Đơn (Formal Letter)

• Thư xin việc (Job Application).
• Thư xin nghỉ phép (Leave Application).
• Thư xin giới thiệu bản thân (Introduction Letter).

Thư Cảm Ơn (Thank-You Letter)

• Thư cảm ơn sau phỏng vấn.
• Thư cảm ơn sau sự kiện hoặc giúp đỡ.

Thư Mời (Invitation Letter)

• Thư mời tham gia sự kiện.
• Thư mời thăm gia đình hay bạn bè.

Thư Đề Nghị (Request Letter)

• Thư đề nghị hỗ trợ tài chính.
• Thư đề nghị hỗ trợ dự án.

Thư Khiếu Nại (Complaint Letter)

• Thư khiếu nại về sản phẩm hay dịch vụ.
• Thư khiếu nại về trải nghiệm dịch vụ.

Thư Thông Báo (Announcement Letter)

• Thư thông báo sự kiện hoặc tin tức.
• Thư thông báo thay đổi trong công ty hay tổ chức.

Thư Đồng Cấp (Informal Letter)

• Thư gửi bạn bè.
• Thư kể về trải nghiệm hay kỳ nghỉ.

Email Làm Việc (Work Email)

• Email liên quan đến công việc hàng ngày.
• Email báo cáo tiến độ công việc.

Email Đặt Hàng (Ordering Email)

• Email đặt hàng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Email xác nhận đơn hàng.

Email Động Viên (Encouragement Email)

• Email động viên đồng nghiệp hoặc bạn bè.
• Email động viên nhóm làm việc.
• Thư Mời Làm Việc (Job Offer Letter)

Thư mời nhận việc.

• Thư mời làm việc part-time hay full-time.

Thư Bán Hàng (Sales Letter)

• Thư quảng cáo sản phẩm hay dịch vụ.
• Thư giới thiệu chương trình khuyến mãi.

Khi viết các dạng bài thư/email này, người học ở trình độ B1 nên chú ý đến cấu trúc ngữ pháp cơ bản, sử dụng từ vựng phù hợp, và duy trì sự lịch sự trong ngôn ngữ giao tiếp tiếng Anh thương mại của mình.

3. Cấu trúc chuẩn của một bài Email bằng tiếng Anh thương mại

3.1. Lời chào (Salutation)

Lời chào đầu email nên là một phần quan trọng để tạo ấn tượng và thiết lập một tinh thần tích cực cho nội dung chính của bạn. Dưới đây là một số lựa chọn phổ biến và chính xác cho lời chào đầu email chuyên nghiệp ở trình độ tiếng Anh thương mại B1:

Cấu trúc	Chi tiết
Dear [Recipient’s Name]	Sử dụng khi bạn biết tên của người nhận email. Đây là lựa chọn phổ biến và lịch sự.
To whom it may concern	Sử dụng khi bạn không biết tên của người nhận. Đây là cách lịch sự để bắt đầu email.
Hello [Recipient’s Name]	Dùng khi mối quan hệ giữa bạn và người nhận khá thân thiết hoặc khi bạn muốn tạo sự gần gũi hơn.
Dear Sir/Madam	Một lựa chọn thay thế cho “To whom it may concern” khi bạn muốn giữ một tinh thần lịch sự nhưng không biết tên người nhận.
Good [morning/afternoon/evening] [Recipient’s Name]	Sử dụng để thêm một chút phong cách và tôn trọng vào lời chào. Chọn thời gian phù hợp với lịch trình của người nhận.
I hope this email finds you well	Cách này sẽ giúp người đọc có thiện cảm hơn. Câu trên có hàm ý chúc người nhận mọi thứ đều ổn.
Greetings	Là một lựa chọn thân thiện và linh hoạt.

3.2.  Phần Thân của Email (Body)

Phần thân của email chuyên nghiệp nên được viết một cách rõ ràng, ngắn gọn, và chủ đề. Dưới đây là một mô hình cơ bản cho phần thân của email:

• Mở Đầu (Introduction):

Bắt đầu bằng một câu mở đầu ngắn, giới thiệu lý do bạn viết email và tạo động lực cho đọc tiếp.

Ví dụ:

– I hope this email finds you well. I am writing to inquire about…

• Thân Thư (Main Body):

Chia phần thân thư thành các đoạn nhỏ, mỗi đoạn tập trung vào một ý chính. Giải thích chi tiết hoặc cung cấp thông tin cụ thể liên quan đến mục đích của bạn.

Ví dụ:

– I am interested in learning more about your products, particularly…

– We are currently exploring potential collaborations and believe that your expertise in [specific area] could be valuable for our project.

• Câu Hỏi và Yêu Cầu (Questions and Requests):

Nếu cần, đặt câu hỏi cụ thể hoặc làm các yêu cầu rõ ràng. Điều này giúp người nhận hiểu rõ nhu cầu của bạn.

Ví dụ:

– Could you please provide more information about…?

– I would appreciate it if you could share details regarding…

3.3. Tổng Kết (Conclusion)

Phần tổng kết của email bằng tiếng Anh thương mại chủ yếu nhằm tóm tắt lại nội dung chính, đưa ra một ý cuối cùng hoặc mở cửa cho hành động tiếp theo. Dưới đây là một số ý bạn có thể sử dụng trong phần tổng kết:

Các cách tổng kết	Ví dụ
Tóm Tắt	In summary, I am interested in exploring potential collaboration opportunities with your company.
Mời Hành Động	I would appreciate the opportunity to discuss this further. Could we schedule a call next week?
Cam Kết	Thank you for considering my request. I look forward to hearing from you soon.
Mở Cửa Cho Hành Động Tiếp Theo	If you require any additional information, please feel free to contact me at your earliest convenience.
Lời Kết Thúc Lịch Sự	Thank you for your time and consideration. Best regards.
Đề Xuất Tiếp Xúc Lại	I hope to have the opportunity to discuss this further in person. Can we arrange a meeting at your convenience?
Tạo Tính Ưu Tiên	Your prompt attention to this matter would be highly appreciated.
Kết Luận Tích Cực	I am optimistic about the potential collaboration and look forward to the possibility of working together.

Lưu ý:

• Ngắn Gọn và Trực Tiếp: Phần tổng kết nên được viết ngắn gọn và trực tiếp, tránh sự lặp lại không cần thiết.
• Mở Cửa Cho Hành Động: Luôn tạo cơ hội cho người nhận hồi đáp hoặc hành động tiếp theo.
• Lịch Sự và Tận Tâm: Duy trì tinh thần lịch sự và tận tâm trong lời kết thúc của bạn.

Nhớ kiểm tra và chỉnh sửa email của bạn để đảm bảo sự chính xác ngôn ngữ và tính chuyên nghiệp. Đồng thời, hãy chắc chắn rằng nội dung phản ánh mục tiêu cụ thể của bạn trong việc liên hệ với người nhận. Hãy theo dõi các bài viết của Globish để biết thêm những nội dung về tiếng Anh thương mại bổ ích khác nhé!

VĂN PHÒNG VIỆT NAM
Địa chỉ: 20-20B Trần Cao Vân, Phường Đa Kao, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0906-830-230
Facebook: Globish – English for Business
Email: cskh@globish-academia.com